Bardzo często spotykanym błędem w przesyłanych życiorysach jest brak odpowiedniej klauzuli o ochronie danych osobowych, która zamieszczona powinna być w stopce naszego życiorysu zawodowego. Za sprawą jednego zdania, w którym znaleźć się powinno  odwołanie do ostatniej ustawy, dotyczącej ochrony danych osobowych, nasze CV może zostać legalnie wykorzystane przez pracodawcę.Choć w momencie powstawania tego artykułu, rok 2010 powoli dobiegał  już końca, to niestety wiele podań o pracę nadal nie spełnia prawnego kryterium, jakie obowiązująca ustawa o ochronie danych osobowych, narzuca na dokumenty zawierające dane osobowe.

Często spotkać się można z pytaniem „Dlaczego ta klauzula jest tak ważna?”. Odpowiedź jest bardzo prosta – pracodawca nie może zgodnie z prawem korzystać z takiego dokumentu, jeśli nie występuje w nim zgoda autora na przetwarzanie informacji w nim zawartych.

Pracodawca, który zdaje sobie sprawę z powagi tej kwestii, prawdopodobnie szybko wyrzuci twoje podanie o pracę i nie będzie starał się zapoznać z twoją kandydaturą. Dlatego, gdy weźmiesz się za pisanie swojego CV, to pierwszym krokiem niech będzie opatrzenie stopki odpowiednim zwrotem. Poniżej możesz zobaczyć jak powinna wyglądać stopka w CV.

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.).”

Wersja klauzuli w języku angielskim:

„I hereby give consent for my personal data included in my offer to be processed for the purposes of recruitment, in accordance with the Personal Data Protection Act dated 29.08.1997 (uniform text: Journal of Laws of the Republic of Poland 2002 No 101, item 926 with further amendments)”

Wysyłając swoje CV do pracodawcy możemy skorzystać z różnych formatów, w jakich możliwe jest zapisanie dokumentu tekstowego. Najpopularniejszym z nich jest format *.doc, czyli formatowany dokument tekstowy, stworzony najprawdopodobniej za pomocą programu WORD z pakietu MS Office. Swój życiorys zawodowy stworzony w programie OpenOffice możemy dostarczyć np. w formacie *.odt. Jednak niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę, że Curriculum Vitae, najlepiej wysłać pracodawcy w formacie *.pdf – w tak zwanym przenośnym formacie dokumentu. Teksty wysłany w formacie *.doc, tudzież *.odt przeznaczony jest do edycji, tzn. że każdy, kto otworzy twoje CV, może je zmodyfikować bez najmniejszego problemu. Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku, gdy dokument tekstowy zostanie zapisany w formacie *.pdf – wówczas jego przeglądanie jest możliwe za pomocą odpowiedniego programu (np. Adobe Reader, Fine Reader), a edycja zablokowana (choć de facto możliwa).

Napisałem de facto możliwa, bowiem życiorys zawodowy zapisany, jako dokument PDF przeznaczony jest wyłącznie do przeglądania, a nie do edycji. Jednakże jeśli ktoś bardzo zachcę, to może przepisać ręcznie zawartość naszego CV do edytora tekstu (np. MS WORD), bądź też w inni sposób pofatygować się, aby nanieść zmiany do naszego podania.

Dlaczego jednak PDF

Aby lepiej unaocznić walory formatu PDF, przedstawię najważniejsze plusy związane z przedkładaniem podania w tymże formacie.

1. Nasze CV wygląda zdecydowanie lepiej
   • O wiele przyjemniej przegląda się dokumenty tekstowe w czytniku PDF – zostały one stworzone po to, aby czytać a nie edytować, tak jak np. MS WORD czy OpenOffice.
2. Mamy pewność, że nikt nie naniesie zmian w CV
   • To dość kuriozalna sytuacja, ale warto wziąć i taką pod uwagę. Gdy prześlemy nasze CV w formacie PDF to nikt nie wprowadzi do niego zmian, co nie stanowi żadnego problemu, gdy nasze dokumenty są w formacie *doc, bądź *.odt.
3. Dokument zapisany w PDF się nie „rozleci”
   • Różne programy do edycji tekstu, a także różne ich wersje, mogą na swój sposób interpretować zawartość naszego CV – często skutkuje to rozlatującym się układem dokumentu. W przypadku formatu PDF jest to raczej rzadko spotykane.
4. PDF dodaje profesjonalizmu
   • Stosunkowo niewiele osób wie o tym, że CV wypada przesłać w formie PDF, dlatego zapewne niejeden pracodawca doceni to, że postanowiłeś zrobić o krok dalej niż pozostali kandydaci, przygotowujący swój życiorys zawodowy.
5. Plik w formacie PDF waży znacznie mniej
   • Format PDF pozbawia nasz plik tekstowy niepotrzebnych dla samego przeglądania informacji, przez co w praktyce plik z naszym CV może zajmować 2 a nawet 3 razy mniej miejsca na dysku. Dzięki temu nasze CV zostanie szybciej pobrane na komputer pracodawcy.

Jak zapisać CV w formacie PDF?

Jeśli powyższy wykaz przekonał cię do tego, aby przesłać swoje Curriculum Vitae (a i list motywacyjny także) w formacie PDF, to postaram się teraz w kilku prostych krokach pokazać jak skonwertować dokument zapisany w formacie *.doc na format *.pdf.

1. Pobierz program PDFCreator
   • W tym celu udaj się na stronę programu w serwisie SourceForge i pobierz aktualną wersję programu (w momencie pisania tego artykułu była to wersja 1.0.2).
2. Zainstaluj PDFCreator na swoim komputerze
   • Przejdź przez wszystkie etapy instalacji a następnie wyłącz instalator.
3. Otwórz swoje CV w programie, w którym go napisałeś
   • Zapewne przygotowałeś je w programie do edycji tekstu takim jak MS WORD czy OpenOffice.
4. Wejdź w opcję Drukowania (prawdopodobnie w menu Plik opcja Drukuj)
   • To standardowa opcja w programie do edycji, tak jakbyś chciał wydrukować swoje CV.
5. Z listy dostępnych drukarek wybierz drukarkę o nazwie PDFCreator
   • W liście rozwijanej prawdopodobnie na początku figurować będzie twoja domyślna drukarka, dlatego wybierz z niej pozycję o nazwie PDFCreator.

     

6. Następnie zaakceptuj opcję drukowania
   • To zwykle przycisk  OK w prawym dolnym rogu okna drukowania.
7. W nowo otwartym oknie zdefiniuj nazwę pliku oraz pozostałe parametry.
   • W tej części generowania CV w formacie PDF nie musisz wiele robić, najważniejsze, żebyś przeszedł do następnego etapu, akceptując informacje dotyczące generowanego pliku.
8. I nasze CV w formacie PDF jest już gotowe. Powodzenia!
   • Pamiętaj, jeśli istnieje taka możliwość,  nie zapomnij spytać pracodawcę czy CV może zostać przesłane w formacie *.pdf.

Napisanie własnego CV w obecnych czasach nie wydaje się być wielkim wyzwaniem dla młodych ludzie, którzy co raz częściej zmieniają miejsca swojej pracy. Jedni posiedli taką umiejętność w wysokim stopniu, inni w trochę niższym. List motywacyjny wydaje się jednak nadal sprawiać problemy znacznej liczbie osób.Widać to choćby w Internecie, gdzie wpisując w wyszukiwarce Google frazę „wzór listu motywacyjnego” otrzymamy zaraz sugerowane zapytania na bazie naszej frazy, które najczęściej wyszukują internauci.

Rys. 1. – Wycinek zrzutu ekranu sugerowanych przez wyszukiwarkę Google zapytań

Trudno wyobrazić sobie, jak w takiej sytuacji można dopasować wzór dedykowany konkretnej posadzie z naszymi własnymi elementami życiorysu. Takie sytuacje mają jednak miejsce, przez co list motywacyjny często przestaje w praktyce pełnić swoją pierwotną funkcję.

Typowe błędy w listach motywacyjnych

Poniżej prezentuję listę najbardziej typowych błędów powielanych przy pisaniu listu motywacyjnego.

1. Schematowość:
   • Czyli ogół czynności mających na celu przygotowanie listu motywacyjnego, pozbawionego wszelkiej dozy twórczości. Najlepszym przykładem takich błędów jest korzystanie z gotowych szablonów oraz stosowanie ‘oklepanych’ zwrotów w stylu: „Jestem osobą bardzo pracowitą”, „Chciałbym się rozwijać”.
2. Zaniedbania:
   • Ogół poczynań, które sprawiają, że nasz list motywacyjny wygląda bardzo nieprofesjonalnie. Można tu wyróżnić kilka kategorii niedbalstwa takie jak:
     • Brak lub niepełna nazwa pracodawcy
     • Wszelkie błędy językowe
     • Błędy w nazwach
     • Brak klauzuli dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych
3. Brak spójności z CV:
   
   • To kolejny element, który może przychylić się do naszej rychłej klęski. W sytuacji, gdy mamy mnóstwo informacji do zamieszczenia w naszych pismach aplikacyjnych warto dokonać selekcji i wybrać te najważniejsze. Następnym krokiem jest zadbanie o to, by zarówno w życiorysie i CV widniały w miarę zbieżne ze sobą informacje.
4. Mało przejrzysta forma:
   • Wymieniając ten element mam na myśli zarówno edytorskie rozłożenie tekstu na stronie (marginesy, akapity, interlinia), jak też samą treść listu motywacyjnego. List, który pod względem rozkładu tekstu tudzież spójności zawartych w nim informacji sprawia, że czytanie go staję się udręką, z całą pewnością nie przyczyni się do naszego sukcesu.
5. Nietrafiona argumentacja:
   • Sam fakt, niemalże wypunktowania w swoim liście motywacyjnym ogromu argumentów przemawiających za naszą kandydaturą wiele ciekawego doń nie wnosi. Rekruterzy znają na pamięć liczne oklepane sposoby argumentacji. Pisząc list motywacyjny na konkretną posadę należy rozważyć, co tak naprawdę pracodawca mógł od nas oczekiwać i wybrać te argumenty, które trafią w samo sedno.
6. Zbytnia skromność bądź przepych:
   • Narzucony odgórnie wymóg zawarcia swojego listu motywacyjnego na jednej stronie formatu A4 powoduje różne sposoby ugryzienia tego tematu przez osoby szukające pracy. Jedni minimalizują swój list motywacyjny do kilku zdań (uważając, że najważniejsze informacje zostały w nim zawarte), inni z kolei za pomocą krótki pojedynczych zdań starają się upakować w swoim przekazie maksimum informacji. Najlepszym rozwiązaniem wydaję się wyśrodkowanie tych dwóch metod tak, aby w liście w sposób rozważny wykorzystać możliwość jednej strony.

Każde z pism, które służy za podstawę wstępnego etapu rekrutacji jest w pewnym stopniu zestandaryzowane. Czy mówimy o życiorysie zawodowym czy też towarzyszącym mu liście motywacyjnym, zawsze mamy przed oczami pewien model tegoż pisma, wedle którego będziemy pisać swoją ‘spersonalizowaną’ wersję na potrzeby rekrutacji. Nie jest to bynajmniej jakiegoś rodzaju spaczenie przeciętnego Kowalskiego, bowiem przez stosunkowo długi okres czasu, od kiedy to CV z listem motywacyjnym wiodą prym wśród pism aplikacyjnynych wypracowany został pewien standard pisania tych dokumentów. W obecnych czasach można już nawet mówić o szeroko zakrojonej formalizacji struktury CV.

Na straży utrzymywania, a także stopniowego (a przede wszystkim) rozważnego kierowania rozwoju formuły CV stoją już nawet poważne projekty. W Unii Europejskiej pieczę nad ogólnym standardem CV sprawuje Europass, które na swojej stronie internetowej publikuje przykłady wzorów tzw. ‘Europass – CV’. Projekt ten został przyjęty w sprawie jednolitych ram wspólnotowych dla przejrzystości kwalifikacji i kompetencji.

Trzymanie się standardów wypracowanych w tej dziedzinie jest bardzo ważnym wyznacznikiem profesjonalnego podejścia do kwestii swojej aplikacji. Mimo dosyć jasno sformułowanych zasad pisania swojego CV, rekruterzy z wielu firm (jak wynika z ogromu publikacji na ten temat) spotkali się już z prawdziwymi majstersztykami Anty-CV. Bazując na różnych publikacjach traktujących o błędach popełnianych w aplikacjach rekrutacyjnych postanowiliśmy stworzyć listę najbardziej rażących gaf, jakie spotkać można  w Curriculum Vitae.  Oto lista gaf popełnianych w CV:

1. Niedbałość o estetykę i przejrzystość:
   • Bardzo często, rekruterzy zdobywają interesujące informacje o kandydacie czytając ‘między wierszami’. Trudno oczekiwać od potencjalnego kandydata dbałości o szczegóły w wykonywanej przez niego pracy, kiedy nie potrafi zadbać o to, aby jego podanie było starannie przygotowane.
2. Próba wyróżnienia się za wszelką cenę:
   • Tandetne ‘świecidełka’: w pracy, która wymaga od pracownika nieco większej niż przeciętnej twórczości i pomysłowości, rekruter będzie zwracał uwagę na to, jak życiorys jest wykonany. Jeśli podanie takie obfituje w nienaturalne czcionki i kolory, po których widać, że mają tylko i wyłączenie zwrócić uwagę, nie dbając o walory estetyczne, rekruter może śmiało i bez obaw wykluczyć potencjalnego kandydata ze wstępnej selekcji.
   • Nadmiar informacji: ta próba przesadnej autopromocji może nie skutkować najlepiej. Warto rozważyć, co tak naprawdę jest ważne w naszym życiorysie i dokonać odpowiedniej selekcji.
3. Brak profesjonalizmu:
   • Błędy i literówki: ta kwestia, choć przez wiele osób zdecydowanie zaniedbywana, potrafi wiele powiedzieć o kandydacie. Trudno byłoby by powierzyć osobie, której CV zawiera różnego rodzaju błędy językowe, liczne zadania, a w szczególności te o charakterze biurowym.
   • Zabawny, lecz nieprofesjonalny adres e-mail: taki adres skrzynki pocztowej lepiej zostawić do kontaktów ze znajomymi. O ileż bardziej profesjonalnie wyglądałby adres mailowy, w którym znak małpy poprzedzałby ciąg znaków w stylu: „imię.nazwisko”, najlepiej w neutralnej domenie, nie kojarzącej się z żadną formą rozrywki.
4. Brak klauzuli dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych:
   • Ten element też potrafi być pomijany przez niektórych kandydatów. Jednak nie można go bagatelizować, bowiem podanie o pracę pozbawione takiej wstawki jest praktycznie bezużyteczne w rękach rekrutera.
5. Informacje, których należy unikać:
   • Fikcyjne informacje: Mimo iż potrafią zaimponować rekruterowi, to rozmowa kwalifikacyjna szybko zweryfikuje co było prawdą w życiorysie, a co zostało ‘wyssane z palca’.
   • Informacje niezwiązane ze stanowiskiem: pisma aplikacyjne dają spore pole do popisu, jednak, tylko i wyłączenie wtedy, gdy umiejętnie wykorzystana zostanie ich ograniczona pojemność. Wniosek taki, by unikać zbędnych informacji w swoim życiorysie.
6. Nieodpowiednie zdjęcie:
   • Mimo iż czasem chciałoby się pochwalić swoim ciekawym zdjęcie, to Curriculum Vitae jednak nie jest do tego odpowiednim miejscem. W swoim życiorysie mimo wszystko warto zamieścić własną fotografię, jednak należy pamiętać by była ona stosunkowo ‘tradycyjna’.

Sposobów na skuteczną autoprezentację w oczach rekrutera, można wymieniać naprawdę długo. W tej pracy chciałbym się skupić na stosunkowo nowym zagadnieniu na rynku pracy, mianowicie na tzw. kreatywnych CV. Czym tak naprawdę jest ‘kreatywne CV’? Trudno byłoby szukać w sieci oraz literaturze fachowej konkretnej definicji takich CV, bowiem kreatywność przez każdego oceniania może być bardzo różnie. Jednak przeglądając zasoby sieciowe w poszukiwaniu źródeł inspiracji nie trudno trafić na różne blogi oraz zwykłe strony internetowe, które zagregowały liczne ilustracje prezentujące ciekawe graficzne wzory CV różnych autorów.

„Nie używając tak nieskończenie wspaniałego skarbu jak kreatywność – czy to z powodu nieświadomości istnienia, czy też ze względu na jej celowe unicestwienie – człowiek nie tylko ponosi stratę. Dokonuje także zdrady samego siebie.” – Masatoshi Yoshimura.

Większość z tych wzorów, które określone zostały mianem ‘kreatywnych’ to graficzne projekty, których autorami są zapewne zawodowi graficy, bądź też osoby, które w stopniu średnio zaawansowanym umieją się posługiwać komputerowymi programami graficznymi.

Rys. 2. Przykład kreatywnego CV (http://applicant.com/)		Rys. 3. Przykład kreatywnego CV (http://applicant.com/)

Curriculum Vitae zaprojektowane według własnej koncepcji w sposób graficzny, zwróci uwagę niejednego rekrutera. To nie jedyny atut takiego projektu. Dzięki specyficznemu wykonaniu CV możemy pokazać, że jesteśmy osobami kreatywnymi, a do swojej pracy podchodzimy w sposób twórczy.

Zanim przygotujemy, a następnie wyślemy swoje kreatywne CV warto zastanowić się nad profilem firmy, w której ubiegamy się od posadę. Jeśli jest to poważna instytucja o bardzo konserwatywnej polityce, to może jednak warto pohamować swoje zapędy twórcze, bądź też pomyśleć o pracy w innej firmie, która ceni indywidualność każdego ze swoich pracowników.

Prezentacja swojej osoby, za pomocą kreatywnego CV daje dodatkowe możliwości osobom, które skłonne są poświęcić więcej czasu na przygotowanie swojej aplikacji niż przeciętnie wymaga tego uzupełnienie rubryk prostego formularza np. Europass-CV. Jednak nie każdy jest profesjonalnym grafikiem – ten fakt stwarza dosyć poważne bariery, dla większości osób. Rynek i tutaj przychodzi nam z pomocą. W sieci powstały już serwisy, które (często odpłatnie) wyciągają pomocną dłoń do tych, którzy nie potrafią sami przygotować swojego odmiennego CV. W Stanach Zjednoczonych prym wydaje się wieść serwis „Resume Templates USA”, dostępny pod adresem: http://www.resumetemplates-usa.com/ a w Polsce z Kolei „InneCV.pl”, którego adres internetowy to: http://www.innecv.pl/. Każdy z tych serwisów oferuje podgląd wzorów CV znajdujących się w jego zasobach a następnie za odpowiednią opłatą pobranie konkretnego szablonu.

Rys. 4. Przykład resume z serwisu „Resume Temaplates USA” (resumetemplates-usa.com/)		Rys. 5. Przykład kreatywnego CV z serwisu InneCV.pl (inneCV.pl/)

Mimo iż, nie udało nam się dotrzeć do żadnych badań potwierdzających skuteczność kreatywnych CV, jesteśmy skłonni zaryzykować stwierdzenia, że w wielu przypadkach takie wzory działają na korzyść kandydata.